Parfois subtiles et graduelles, parfois marquées et brutales, ces modifications surviennent en réponse aux forces des marchés, à une nouvelle législation, ou encore à une évolution des esprits.

L’importance grandissante des concepts de bien-être et de qualité de vie au travail (QVT) incarne une de ces évolutions des mentalités. Et avec elle, de nouvelles tâches et missions ont émergé. Leur objectif : la bonne gestion, voire l’amélioration du bien-être au travail des collaborateurs de l’entreprise.

Et l’Office Manager dans tout ça ? Quelles sont aujourd’hui ses tâches et ses missions ? Que devraient-elles être ? Qu’est-ce qui le distingue, par exemple, du Chief Happiness Officer(CHO) ? Devrait-il seulement s’en distinguer ?

C’est l’ambition de cet article que d’apporter un éclairage sur ces interrogations.

Mon métier : Office Manager

Selon les sources, la liste des tâches et missions de ce que devrait faire ou être en mesure de faire un Office Manager est considérable :

• la gestion de flottes ;
• le suivi d’interventions techniques ;
• le relationnel avec des prestataires extérieurs ;
• la gestion de stocks ;
• la gestion de locaux ;
• l’administration du personnel ;
• le recrutement ;
• la gestion de la formation des collaborateurs ;
• le soutien à la comptabilité clients ;
• le soutien à la comptabilité fournisseurs ;
• le contrôle de gestion ;
• l’analyse budgétaire ;
• Etc.

À la lumière de cet inventaire à la Prévert, une conclusion s’impose : le métier d’Office Manager est un métier potentiellement composite, multiforme.

Ce que fera ou non un Office Manager particulier dans une entreprise particulière dépendra alors de deux catégories de facteurs :

1. la première inclut bien sûr les souhaits de l’entreprise. C’est à elle qu’incombe, par exemple, de confier la mission de recrutement à un Office Manager, ou alors de préférer la laisser aux services RH.
2. la seconde catégorie est simplement les préférences de l’Office Manager. Les missions qu’il accepte ou non de remplir font partie intégrante de son cadre de négociation avec son employeur.

Mon métier : Chief Happiness Officer

La mission générale du CHO, appelé aussi responsable du bonheur, est de prime abord assez claire : monitorer et améliorer le bien-être des collaborateurs de l’entreprise.

Du point de vue des tâches et missions plus fines dont il a la charge, on trouve :

• entretenir et améliorer l’ambiance de travail ;
• veiller à ce que les collaborateurs travaillent dans le meilleur environnement possible ;
• prendre garde aux différents obstacles pouvant freiner ou bloquer l’activité des équipes ;
• mettre en place toute nouvelle disposition visant à faciliter le travail ;
• planifier et organiser des activités conviviales (sportives, culturelles, etc.) ;
• organiser le bon déroulé des trajectoires individuelles des collaborateurs en matière de formation et d’évolution de carrière ;
• Etc.

Pour les entreprises qui dédient des postes spécifiques à la gestion du bonheur de leurs collaborateurs, le but est double :

1. améliorer leur marque employeur pour retenir et attirer les meilleurs talents ;
2. booster leur productivité.

Car en fin de course, c’est clairement la rentabilité de l’entreprise qui est en jeu.

Office Manager vs. CHO : quelles différences ? Quelles relations ?

Le CHO a une mission générale claire : monitorer et améliorer le bien-être des collaborateurs de l’entreprise. L’Office Manager n’a pas nécessairement de mission générale de ce type. Cette situation peut conduire à plusieurs cas de figure :

• la coexistence dans l’entreprise, d’un Office Manager et d’un CHO ayant des missions et des tâches spécifiques bien séparées ;
• une coexistence similaire, avec des missions et des tâches spécifiques qui se recoupent ;
• l’existence unique d’un Office Manager, auquel on a assigné la mission générale d’un CHO, en plus de toutes ces autres missions.

Il faut donc bien distinguer deux choses :

• il y a d’un côté les tâches et les missions que souhaitent confier l’entreprise ;
• et d’un autre côté les intitulés d’activité : « Office Manager », « Chief Happiness Officer », « Responsable du bonheur », « Assistant de direction », etc.

Ces intitulés d’activités peuvent être associés à des ensembles de tâches et de missions variables selon les entreprises. Si le CHO a donc bien une mission générale clairement identifiable, il peut tout à fait se confondre avec l’Office Manager… ou s’en distinguer.

Rares sont les choses gravées dans le marbre. Les ensembles de tâches et missions de l’Office Manager ne font sûrement pas partie de celles-ci. Ces ensembles peuvent être instables, flous, glissants. C’est avant tout à vous de juger où est-ce que vous souhaitez placer vos limites. À vous devoir, si vous avez envie ou non, de verser dans le management du bien-être de vos collaborateurs.